تتألف البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات من جميع المكونات التي تلعب دوراً في جميع تكنولوجيا المعلومات أو وظائف تكنولوجيا المعلومات – والتي ، في مجال الأعمال هذه الأيام ، هي كل شيء – بما في ذلك جميع الأجهزة المركبة والبرامج والخدمات وموارد الشبكة المطلوبة للممارسات التشغيلية لبيئة تكنولوجيا معلومات تركز على الأعمال التجارية.
يعد تطوير البنية التحتية الداخلية لتقنية المعلومات أمراً أساسياً لنشاطك التجاري لتقديم حلول وخدمات تكنولوجيا المعلومات بكفاءة لموظفيك وشركائك وعملائك ، حتى بالنسبة لنمو الأعمال والإنتاجية.
ومع ذلك ، فإن انتشار الشبكات وتقنيات الحوسبة ، وحالة بطولتها المجهولة في كثير من الأحيان حتى داخل بيئات الشركات ، يقود الكثير إلى الارتباك بشأن ما هو ضروري بالضبط وكيفية إعداد واحد منها. حتى مجرد معرفة الحد الأدنى الضروري من الأدوات قد يكون صعباً ؛ من خدمات مشاركة الملفات والتعاون ، إلى الاتصالات ، إلى أمان الشبكة واستقرارها ، ومساعدة مكتب الدعم وبرامج إدارة الأجهزة ، فإن الخيارات واسعة ووالإرشادات شحيحة.
في نهاية المطاف ، يجب أن يكون إعداد البنية الأساسية لتكنولوجيا المعلومات لديك واقعياً لتلبية احتياجات نشاطك التجاري ، ولكن التعامل مع استراتيجيتك بالنصائح الخمسة التالية يمكن أن يساعدك في تطوير بنية تحتية طويلة الأجل ومستدامة وقابلة للتطوير ، بغض النظر عن حجمك ، والصناعة ، أو الخطة.
بناء البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات
ابدأ مع الأساسيات
مع أي بنية تحتية لتكنولوجيا المعلومات ، تأتي بعض الأساسيات التي يجب أن تكون لها الأولوية قبل أي شيء آخر.
المعدات
من الواضح أنه بدون الجهاز الخاص بك لن يكون لديك الكثير من البنية التحتية لتبدأ بها ، ولكن إعداد الأجهزة اللائق هو أكثر بكثير من تحديد ما إذا كنت على Apple أو Windows. إنشاء بنية أساسية كافية يبدأ بخادم لائق.
بالطبع ، لا بأس بالعمل بدون خادم عندما يكون لديك أقل من 3 محطات عمل ، ولكن إذا كنت تخطط للتوسع ، يصبح من الضروري الاستثمار. يمكن لخادم عملي لا يكلف أكثر من حاسوب مكتبي أن يخدم 25 مستخدماً أو أكثر ، ولكن بالنسبة لمعظم العمليات الصغيرة ، تكون نسبة الخادم الواحد إلى عشرة مستخدمين مثالية.
البرمجيات
تتنوع مشكلات البرامج لديك من نظام التشغيل الذي تعمل عليه شبكتك إلى أدوات الإنتاجية التي تحتاج إليها أنت وفريقك من أجل الحياة اليومية في المكتب. فكّر في احتياجات عملك وتسوّق من أجل الأدوات والبرامج التي ستساعد في تسهيل العمليات أو تبسيطها.
لا يُعد Microsoft Office الخيار الوحيد ، حيث يتيح لك G-Suite من Google إنشاء المستندات وتعديلها ومشاركتها عبر الإنترنت ، مما يوفر سهولة أكبر في الوصول إلى مشروعات الفريق المشتركة ، ولكن هناك مشكلة إذا تم إغلاق الإنترنت.
إذا كانت شركت تمثل نشاطاً تجارياً الكترونياً، فقد حان الوقت الآن للتسوّق من أجل تقنية نقطة البيع. حلّل احتياجاتك واستجب لها.
الاتصالات
البريد الإلكتروني هو أداة اتصال رئيسية لعملك. يعد الحصول على النظام الصحيح أمراً ضرورياً إذا أردت أن تكون قادراً على التواصل بفعالية وإدارة الرسائل التي ترسلها وتستقبلها
على الرغم من أنه من الممكن إعداد وتشغيل نظام بريد إلكتروني داخلي ، إلا أن ذلك يكون عملياً فقط إذا كان لديك خادم خاص بك. عادةً ما تجد الشركات الجديدة والصغيرة أن الاعتماد على مزود خدمة بريد إلكتروني منفصل يمنحها المزيد من المرونة ويقلل من التكاليف غير المباشرة للإدارة.
من الصعب مقارنة مزودي خدمات البريد الإلكتروني ما لم يكن لديك فكرة عما قد تحتاجه ، ولكن طريقة مفيدة للبدء هي التفكير في؛ عدد عناوين البريد الإلكتروني التي تحتاج إليها وكيفية نمو نشاطك التجاري وما هي البرامج والأجهزة التي تستخدمها.
نظراً لأن خدمة البريد الإلكتروني عادة ما تكون إحدى الخدمات المهمة للأعمال ، فمن المهم التحقق من الدعم الذي يمكن أن يقدمه مزود خدمة البريد الإلكتروني الخاص بك من حيث ساعات الخدمة ووقت الاستجابة.
الاستعانة بمصادر خارجية للبنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات
لكن، إذا كنت تقوم بإعداد نظام البريد الإلكتروني الخاص بك ، فإن مقدار الوقت الذي ستقضيه في العمل الشاق، بالإضافة إلى حقل الألغام الذي يمثل أمان البريد الإلكتروني ، فقد يكون من الأفضل توظيف خدمة دعم تكنولوجيا المعلومات.
ومع ذلك ، لا يقتصر دعم تكنولوجيا المعلومات على القيام بعمل البريد الإلكتروني الصعب خاصتك، بل يمكن أن يوفر لك الدعم والمعرفة التي تحتاج إليهما البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات للبقاء على قيد الحياة ، مما يتيح لك قضاء وقت أقل في القلق بشأن كيفية دمج برنامج CRM الخاص بك ، والمزيد من الوقت في التركيز على نمو عملك. وبالمثل ، من خلال الاستعانة بمصادر خارجية لقسم تكنولوجيا المعلومات الخاص بك ، فإنه يضمن أن لديك فريق تكنولوجيا معلومات مخصص يمكنه المساعدة في دعم الخادم وحماية البيانات وأمان الكمبيوتر، مع الحفاظ على تكاليف التشغيل الأساسية لفريقك الأساسي منخفضة.
نصائح لبناء بنية تحتية لتكنولوجيا المعلومات
فليكن هدفك البساطة
تعتبر البساطة أمراً أساسياً لنجاح الشركات الصغيرة ، بدلاً من محاولة تخصيص بنيتك الأساسية لتلبي جميع احتياجات عملائك ، فمن الأفضل اختيار نهج معياري ، خاصة عندما يتعلق الأمر بشراء المنتجات. يؤدي اختيار المنتجات القياسية إلى تقليل الحاجة إلى برامج تدريب معقدة ومكلفة ، وتكاليف الإعداد واستكشاف الأخطاء وإصلاحها ، وتنفيذ تحديثات البائعين.
اجعلها قابلة للقياس
من المهم أنه عند إعدادك لتطوير البنية الأساسية لتقنية المعلومات ، يجب أن تضع في اعتبارك النمو المستقبلي المحتمل لنشاطك التجاري ، بالإضافة إلى أي خطط أعمال حالية. في حين أن خدمة مشاركة الملفات الأساسية قد تعمل بشكل جيد مع موظفيك الحاليين البالغ عددهم 20 موظفاً ، بعد مرور 5 أعوام ، بعد بضع مئات من الموظفين ، فإن هذا النظام نفسه سيعاني تحت الضغط الزائد ، وسيتفكك بسرعة ، ويأخذ عملك معه.
من الضروري شراء المنتجات ذات قابلية التطوير الإدارية وإمكانات النمو ومع خيار إضافة وظائف في وقت لاحق. سوف يساعدك إنجاز العمل الشاق الآن على تجنب تكاليف التبديل المستقبلية مثل إعادة التدريب على مستوى الشركة ، ناهيك عن تخطي الصداع الذي تتسب به البيانات المفقودة وغير القابلة للاسترداد.
لحسن الحظ ، مع توفر العديد من الخدمات المستندة إلى الشبكة السحابية اليوم ، أصبح من السهل أكثر من أي وقت مضى قياس التكاليف والوظائف وفقاً لمتطلباتك. تعتبر الأنظمة القائمة على الشبكة السحابية والمؤثرة في التكاليف والعمالة شديدة التكيف وعالية الأداء ، ومن بين مجموعة من المزايا الأخرى ، فإنها قابلة للتوسع للغاية عبر الحجم والمسافة والصناعة.
حافظ على العمليات بديهية
من المهم ، عند إعداد البنية الأساسية لتقنية المعلومات ، تعيين حدود وعمليات واضحة للمتابعة من البداية ، مع مراعاة دائمة للإصلاحات الدائمة والقابلة للتتبع. بصفتك مالكاً أو مديراً لشركة ما، يجب أن تتجنب الرغبة في المبالغة في هندسة نظامك، وبناء شبكة ويب من الإصلاحات المؤقتة الرخيصة لإصلاح المشكلات وإنشاء كتلة من المعرفة الضمنية ، والتي إذا تركت الشركة ، فستظل قادرة على العمل. في كثير من الأحيان ، يصبح عبء الحفاظ على جميع الأشرطة المؤقتة الخاصة بك وتذكرها مرتفعاً للغاية ، وتصبح النظم شديدة التعقيد بشكل غير معتاد ، ويصبح من المستحيل أخذ استراحة ، أو تفويض المسؤولية.
كما هو مذكور أعلاه ، للحفاظ على نشاطك التجاري ، ضع إرشادات هيكلية وإجراءات إدارية لجميع الموظفين لمتابعتها ، بما في ذلك نفسك ، عند تنفيذ التغيير الهيكلي.
احرص على علاقات جيدة مع البائعين
عند البحث عن برامج أو خدمات أو دعم تكنولوجيا المعلومات ، انظر إلى المراحل المبكرة من علاقاتك كمؤشرات للدعم المستقبلي. إذا كانوا يستجيبون بسرعة وكفاءة عندما تواجه مشكلة ، أو إذا اضطررت إلى الانتظار على الهاتف لساعات فقط لتصل إلى المستوى الأول من أربعة مستويات للدعم الفني ، فهناك احتمالات ، هذه هي الطريقة التي سيستجيبون بها من الان فصاعداً.
عند الاستفسار عن المنتجات والخدمات وتقييمها ، من المستحسن إنشاء علاقات أقران مع موظفي الدعم والمبيعات ، وإنشاء خط مباشر لتحرّي الخلل وإصلاحه لاحقاً واستفسارات محتملة.